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深入调查研究机关档案工作现状 促全县档案事业创优发展大提速

时间:2017-04-07 00:35 来源: 作者: 点击:

摘要  档案是一种不可再生的历史、文化、信息资源,做好档案工作,对于提高党的执政能力、服务县域经济社会发展具有非常重要的意义。结合县情大调研主体活动信息反馈情况,简要分析了我县机关单位档案工作现状,并提出了建设性意见。

关键词  档案利用  档案大数据云处理  远程教学

“以史为鉴,可以知兴替。”中国历朝历代的众多优秀治国理政者都有总结历史、汲取经验的习惯,而历史最好的记录和传承便是档案,它承载着记录历史、服务现在、造福未来的重要使命。为全面掌握我县机关档案工作现状,加快推进我县档案事业,充分发挥以档案促发展的重要作用,就我县各县级机关和乡镇档案工作整体情况进行了全面调研,根据问卷反馈信息梳理汇总,结合日常掌握情况和个人对基层档案工作的实践,浅谈机关档案工作的现状和几点建议。

一、档案工作现状与县情发展的矛盾

(一)档案日益增长的利用需求与档案移交严重不完整的矛盾。

  随着档案管理部门宣传力度的加大,档案逐渐为大众所熟知并走进寻常百姓生活中。“有事找档案”也成为群众口中的佳话!婚姻登记、计划生育、工龄、职称、荣誉、离退休、就业安置、人事任免等众多民生档案与群众生活息息相关。我县人口多,机关、乡镇单位多,档案量大,群众档案利用率高。数据显示,近5年来,我县的档案利用年均人数不断保持上升趋势,平均在2万人次以上,自2016年实施异地查档以来,查档量和查档范围在不断增长和拓宽。

然而目前馆藏量却无法满足日益增长的档案利用需求。一方面由于过去很多年,绝大部分机关和乡镇档案工作不规范,致使很多重要的利用率高的档案未完整保存或丢失;另一方面在于档案搜集和移交不完整,使得部分应交的档案未能移交进馆利用。从而造成在查阅利用时无法找到相关档案。在档案馆查阅利用窗口,经常会看到当无法查找到自己参公或者出生时间证明材料而影响正常办理退休手续时,利用者焦急难耐的面孔以及工作人员无奈地表情,也会看到当查找到自己档案资料时那难以抑制的兴奋表情。

档案保存不完整、移交不齐全的矛盾亟待解决!

(二)机关单位对档案工作重视度与档案重要价值的矛盾。

结合日常检查和此次调查问卷情况,发现有的单位没有档案工作分管领导,未将档案工作纳入年度目标考核,甚至没有建立档案管理制度,对档案工作重视不够。

然而档案无论是在日常查阅利用,还是在编研史料、研究历史、服务现实工作中,都具有不可估量的价值。档案是人类活动的真实记录,借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。正如江泽民同志所说“档案工作是各项事业发展的一个重要基础”,特别是在脱贫攻坚、全面建成小康社会的路上,档案是见证和展示脱贫成效的原始凭据。

尽快提高对档案工作的重视度亟待解决!

(三)档案管理设施设备严重不达标与档案安全保管高要求的矛盾。

档案安全保管要求,档案库室(库)应配备防盗、防火、防水、防高温、防潮、防强光、防尘、防有害生物等必备设施,要使用专用电脑、打印设备和网络,以及进行数据备份等。

调查中发现,普遍存在档案管理设施设备不达标、安全管理不到位的问题,乡镇表现尤为突出,一些单位无专用档案室和档案柜,或仍使用木柜等,安全保管条件差,无专用防盗、防火、防尘、温湿度控制等设备,档案杂乱无序、随意仍放,无数据备份等。相比来看县级单位虽档案室面积较小,但普遍已使用密集柜或者铁皮柜、视频监控、除湿机等设备,基本具备安全保管要求。

档案管理设施设备尽快规范化亟待解决!

(四)档案工作人员不稳定、专业能力不够与档案从业人员专业化要求的矛盾。

从反馈的调查信息看,目前97%的单位无专职档案工作人员,且工作人员履职时间短、易流动,年龄比较偏大,不能熟练掌握档案整理和电子文档管理软件使用方法。这个问题在县级部门和乡镇都表现明显。

而档案从业人员的专业能力直接影响了整个档案保管、利用的效果。新时期的档案从业人员不仅需要熟练掌握档案整理方法,不断学习新政策、新方法,还需要掌握一定的电脑使用基础,能熟练运用电子文档管理系统软件进行档案管理和使用以及数据安全备份。

档案工作人才队伍建设亟待解决!

二、对做好新时期机关单位档案工作的几点建议

(一)建立从上而下的档案工作重视机制,严格落实档案保管、移交手续,充分体现档案记录历史、服务民生的重要价值。

我县的档案工作在全市一直都是名列前茅,县委、县政府也高度重视档案工作,将档案工作纳入政府工作报告和十三五工作规划,也印发了我县关于加强和改进新形势下档案工作意见的文件,以及与各单位签订了档案工作目标责任书。

但各机关档案工作成效不明显,重点还应加强以下几方面的工作来改进现状:一是县委、县府还应加大对档案工作的关注度和考核度,从意识上和制度上给予保障;二是各机关单位要切实加强对档案工作的领导,落实主要领导负责、分管领导主抓的工作模式,安排专职人员或比较固定的兼职人员负责档案工作日常事务,并从人、财、物、培训等方面给予保障。特别是要逐步规范和完善村级档案室,将对村级档案工作的考核纳入相应乡镇档案工作考核范围,全面提高对档案管理工作的重视和关注程度,使村干部也逐渐建立起“档案服务于民生”,档案工作“功在当代 利在千秋”的理念。三是树立归档必严、应交尽交的档案管理理念。严格执行归档文件整理规则和档案管理、移交手续。做到规范管理、完整移交,无丢失和漏件,全面满足档案利用者需求。

(二)改进和完善各机关档案室的基础条件,推进档案信息化建设工作,建立安全保管与便捷使用的档案信息化大数据处理中心。

一是要规范化档案安全保管的设施设备要求,落实预算和经费保障,改善档案室环境,按照防盗、防火、防水、防高温、防潮、防强光、防尘、防有害生物的要求配备档案室设备,制定安全管理机制。二是加快推进档案数字化建设。县档案馆到2020年要建成数字档案馆,各单位要在现有档案“提前进馆 同步进行数字化”的基础上,积极推进本机关单位档案数字化工作,熟练运用电子文档管理系统软件,发挥数字化档案的存、管、用功能,提高工作效率和查阅利用效率。三是尽快建立覆盖全县范围的档案信息化网络体系和档案数据云中心。搭建覆盖全县各机关单位的档案信息化专用网络体系,实现信息专线传输和共享。汇总全县各类综合档案数据、专业档案数据(如科技类档案、法院案件档案、重大项目档案、扶贫档案、灾后重建档案等)以及个人档案数据,形成“互联网+档案”的云数据汇聚处理中心,服务于全县经济发展和工作规划。

(三)培养专业、稳定的机关档案人才队伍,建立起“互联网+远程教学”学习平台,全方位、多角度挖掘档案价值,实现档案事业创新发展大提速。

专业、稳定的档案人才队伍是做好档案工作的前提,从调研情况看,各机关单位也迫切需要专业和稳定的档案工作人员,而现实往往是兼职人员岗位流动大,专职人员年龄偏大,难以一举两得。常常是档案工作人员刚好熟练了业务,又面临调动换岗的现状。基于此问题,我认为有必要建立一批经过专业培训和学习的档案工作专业人才队伍,来服务于全县各机关单位。服务模式可采用专业人员一对一或一对多的绑定机制,各机关单位配备相应的档案工作兼职人员负责日常基础档案工作事务,以“不变应万变”的机制和档案人才精益求精的专业素质来全面提升全县档案工作质量,达到由量变到质变的飞跃。

对档案工作人员建立覆盖全县的教育培训网络体系,是全面提升档案工作人员综合能力和素质的必要保障。人才是工作的基础,培训是前进的动力。在有针对性地举办各类培训班,加强档案专兼职人员工作能力和业务水平培训的基础上,要通过全县档案教育培训网络体系,加强专业人才队伍对各机关单位兼职档案工作人员的定期和不定期的远程教育和指导,同时建立起档案工作人员之间交流和沟通的互助学习平台。共享档案教学资料、开设远程视频教学、远程现场指导和互动交流,增强可操作性和学习效率,让学习不再因时间、地点和距离而受限制,特别适用于偏远、基层村级档案工作人员,免去了长途的奔波,既省时又省力。

如何尽快加强和规范化我县档案工作,更好服务于县域经济社会发展,是各级各部门面临的重大任务和挑战,结合我个人工作实际,目前也仅能提出以上简单的看法和意见。在全面建成小康社会的决战决胜期,这对我县来说是一项涉及面广、档案量巨大的工作,我们要结合县情实际,积极做好档案工作,奋力开拓档案事业新局面,促进四川丘区经济文化生态强县和幸福美丽三台的建设。

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